Puede acceder al buzón de otra persona si se le han concedido los permisos adecuados para su buzón. Los permisos pueden ir de solo lectura a la creación, eliminación y permitir respuestas a mensajes.
Nota: Los pasos descritos en este artículo describen cómo compartir el buzón de correo o la carpeta asociados a su cuenta de correo electrónico. Si desea crear un único buzón al que puedan acceder una o más personas, vea Abrir y usar un buzón compartido en Outlook.
Qué se debe tener en cuenta al compartir un buzón o carpeta
Al compartir el buzón o la carpeta asociados a su cuenta de correo electrónico, debe tener en cuenta cómo quiere que las personas a las que invite interactúen con el buzón.
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Los invitados responden como ellos mismos: un administrador necesita un asistente o compañero de trabajo para supervisar una carpeta específica de su buzón mientras están ausentes. En este escenario, el administrador concede al asistente o compañero permiso para responder a los mensajes, pero las respuestas a los mensajes de ese buzón o carpeta se mostrarán como procedentes de la cuenta de correo electrónico del invitado.
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Los invitados responden en su nombre (también conocido como acceso delegado): un administrador necesita un asistente o compañero para supervisar y responder el correo electrónico en su nombre. En este escenario, el administrador concede a los asistente o compañeros permisos para acceder a su carpeta o buzón, pero cuando el invitado responde a los mensajes, sus respuestas se muestran como: <> invitados en nombre de <administrador>. Este tipo de uso compartido requiere permisos de acceso delegado . Para obtener ayuda con la configuración de permisos de delegado, vea Permitir que los mensajes se envíen en su nombre al compartir una carpeta o un buzón.
Nota: Compartir carpetas o buzones solo puede hacerse con una cuenta profesional o educativa con suscripciones de Microsoft 365 aptas, o cuentas profesionales o educativas hospedadas por Exchange Online.
Seleccione una de las siguientes opciones de pestaña para la versión de Outlook que está usando. ¿Qué versión de Outlook tengo?
Compartir buzones o carpetas sin acceso delegado
Nota: Si los pasos descritos en esta pestaña Nuevo Outlook no funcionan, es posible que todavía no esté usando el nuevo Outlook para Windows. Seleccione la pestaña Clásica de Outlook y siga estos pasos en su lugar.
Compartir y acceder a una carpeta o buzón en el nuevo Outlook
Hay dos formas de interactuar con carpetas compartidas: el propietario del buzón que quiere compartir una o más carpetas o compartir todo el buzón. El invitado, la persona a la que el propietario invitó a compartir su carpeta o buzón.
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Propietario de carpeta o buzón: como propietario del buzón, decide compartir todo el buzón o una o más carpetas con otros usuarios. Para ello, primero configure los niveles de permisos adecuados para aquellos con los que desea compartir la carpeta y, a continuación, envíe una invitación.
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Invitado: Cuando alguien comparte una carpeta o un buzón con usted, recibirá una invitación para compartir su carpeta o buzón. Cuando acepte la invitación, la carpeta aparecerá en el panel de carpetas. Lo que haga con esta carpeta compartida depende del nivel de permisos que le haya concedido el propietario.
Pasos del propietario:
Cómo seleccionar y compartir la carpeta o el buzón con otros usuarios
Para compartir una o más carpetas o compartir todo el buzón de correo con otras personas de su organización, siga estos pasos:
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En nuevo Outlook, navega a la carpeta que quieras compartir.
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Haga clic con el botón derecho en la carpeta y elija Uso compartido y permisos.
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En la ventana Permisos para la carpeta , si la persona aún no está incluida en la lista de personas con las que está compartiendo, seleccione
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Escribe el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona a la que concedes permiso y, a continuación, selecciona Agregar.
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En la lista de nombres de la ventana Permisos para la carpeta, seleccione el nombre de la persona que acaba de agregar.
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En la sección Permisos , seleccione la lista desplegable Nivel de permisos y seleccione los permisos que desea conceder a este usuario. Si no está seguro del nivel de permisos que debe seleccionar, consulte la siguiente sección Comprender los permisos de uso compartido.
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Confirme la configuración de uso compartido y haga clic en Aceptar. La persona con la que está compartiendo recibirá un correo electrónico para hacerle saber que ha compartido una carpeta con ella.
Sugerencia: Si desea compartir una subcarpeta, debe seguir el mismo proceso, pero también compartir las carpetas principales.
Cómo quitar privilegios de uso compartido
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En nuevo Outlook, vaya a la carpeta que está compartiendo.
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Haga clic con el botón derecho en la carpeta y elija Uso compartido y permisos.
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Seleccione la persona con la que está compartiendo y, a continuación, seleccione Eliminar icono.
Pasos para invitados:
Aceptar y ver una carpeta o un buzón compartidos con usted
Cuando alguien comparte una carpeta con usted, se envía un correo electrónico para informarle. Ahora puede agregarlo al panel de carpetas para poder acceder a él en nuevo Outlook.
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En el panel de carpetas, haga clic con el botón derecho en Compartido conmigo.
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Seleccione Agregar carpeta compartida o buzón de correo.
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Escriba la dirección de correo electrónico o el nombre de la persona que ha compartido una carpeta con usted y haga clic en Agregar.
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El nombre de la persona aparecerá bajo el nodo Compartido conmigo. Expanda el nodo para ver todas las carpetas que la persona ha compartido con usted.
Quitar la carpeta compartida o el buzón del panel de carpetas
Si decide que ya no quiere ver el buzón o la carpeta de la otra persona cada vez que abra nuevo Outlook, haga clic con el botón derecho en la carpeta y seleccione Quitar carpeta compartida.
Comprender los permisos de uso compartido
Al compartir una carpeta, puede establecer permisos que definan lo que puede hacer cada usuario que acceda a la carpeta. Al seleccionar una opción en la lista desplegable Nivel de permisos , se desencadena la selección de permisos de acceso Lectura, Escritura, Otros y Eliminar . La captura de pantalla de la derecha muestra el nivel de permisos que se seleccionan automáticamente al seleccionar un nivel de permisos del editor de publicación.
Sugerencia: Si quita una de esas casillas asociadas a un nivel de permisos, el nivel cambia a Personalizado.
En la tabla siguiente se detalla el tipo de acciones que puede realizar el invitado según el conjunto de niveles de permisos .
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Nivel de permisos |
Actividades que puede realizar un invitado |
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Propietario |
Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos de la carpeta compartida. Como propietario, un usuario puede cambiar el nivel de permisos del resto de los usuarios para dicha carpeta. |
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Editor de publicación |
Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos, así como crear subcarpetas. |
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Editor |
Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos. |
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Autor de publicación |
Crear y leer elementos, crear subcarpetas y modificar y eliminar los elementos que cree. |
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Autor |
Crear y leer elementos, y modificar y eliminar los elementos que cree. |
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Autor no editor |
Crear y leer elementos, y eliminar los elementos que cree. |
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Revisor |
Solo leer elementos. |
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Colaborador |
Solo crear elementos. |
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Ninguno |
No se puede realizar ninguna actividad. El usuario permanece en la lista de permisos, pero no tiene permiso y no puede abrir la carpeta. |
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Personalizado |
Realizar actividades definidas específicamente por el propietario de la carpeta. |
Propietario de una carpeta o buzón: Conceder permisos a una carpeta
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En la versión clásica de Outlook, en el Panel de carpetas, haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea compartir y, a continuación, seleccione Propiedades.
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Para buscar los usuarios o grupos de contactos con los que desea compartir la carpeta, en la pestaña Permisos , en Permisos, seleccione Agregar.
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En la lista global de direcciones, seleccione los usuarios y grupos de contactos que desee, haciendo clic en Agregar después de seleccionar cada uno. A medida que agregue usuarios o grupos, estos aparecen en el cuadro a la derecha del botón Agregar. Cuando termine de agregar usuarios, haga clic en Aceptar.
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Seleccione el usuario con el que desea compartir y elija el nivel de permisos en la lista desplegable.
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Los permisos descienden de Propietario, con todos los derechos, hasta Colaborador, con los mínimos derechos.
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Después de elegir un nivel de permisos, puede ajustar los permisos seleccionando botones o activando y desactivando casillas. Si lo hace, el Nivel de permiso del usuario o el grupo cambiará a Personalizado.
En el ejemplo que se muestra aquí, Diane y Kim tienen los niveles de permisos integrados Autor y Editor de publicación. A Vernon se le asignó el nivel Editor, que después se personalizó para permitirle eliminar sus propios elementos.
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Para establecer permisos diferentes para otros usuarios o grupos, repita los pasos del 2 al 6.
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Haga clic en Aceptar.
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Haga clic con el botón derecho en su dirección de correo electrónico en la parte superior de la estructura de carpetas y seleccione Permisos de carpeta. El título de la ventana será "Outlook Today - [user@contoso.com] Properties".
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Agregue los mismos usuarios a los que ha concedido acceso anteriormente y solo les conceda el permiso De carpeta visible .
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Haga clic en Aceptar.
Invitado: Obtener acceso a la carpeta o el buzón de otra persona en la versión clásica de Outlook
Si usa la versión clásica de Outlook, el buzón al que se le ha concedido acceso se muestra automáticamente en la lista de carpetas. En el ejemplo siguiente, a Adam Barr se le concedió acceso al buzón de Kim Akers. El buzón de Kim se muestra automáticamente en la lista de carpetas de Adam.
Nota: Si se le concedió acceso a un buzón de correo recientemente, el buzón del otro usuario puede tardar unas horas en mostrarse en su lista de carpetas.
Lo que puede hacer en este buzón depende de los niveles de permisos que le haya concedido la persona que comparte su buzón con usted.
Compartir y acceder a una carpeta o buzón en Outlook en la Web
Hay dos formas de interactuar con carpetas compartidas: puede ser el propietario de un buzón que quiera compartir una o más carpetas o todo su buzón.
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Propietario de la carpeta o buzón: usted es el propietario de la carpeta y decide compartirla con otras personas. Establezca los niveles de permisos adecuados para los usuarios con los que quiera compartir la carpeta.
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Invitado: Cuando alguien comparte una carpeta o un buzón con usted, recibirá una invitación para compartir una carpeta. Cuando acepte la invitación, la carpeta aparecerá en el panel de carpetas. Lo que se puede hacer en una carpeta compartida depende de los niveles de permisos establecidos.
Propietario de una carpeta o buzón: Compartir una carpeta o un buzón con otros usuarios
Para compartir una o más carpetas o compartir todo el buzón de correo con otras personas de su organización, siga estos pasos:
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En Outlook en la Web, navega a la carpeta que quieras compartir.
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Haga clic con el botón derecho en la carpeta y elija Uso compartido y permisos.
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En la ventana Permisos para la carpeta , si la persona aún no está incluida en la lista de personas con las que está compartiendo, seleccione
-
Escribe el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona a la que concedes permiso y, a continuación, selecciona Agregar.
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En la lista de nombres de la ventana Permisos para la carpeta, seleccione el nombre de la persona que acaba de agregar.
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En la sección Permisos , seleccione la lista desplegable Nivel de permisos y seleccione los permisos que desea conceder a este usuario. Si no está seguro del nivel de permisos que debe seleccionar, consulte la siguiente sección Opciones para compartir una carpeta.
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Confirme la configuración de uso compartido y haga clic en Aceptar. La persona con la que está compartiendo recibirá un correo electrónico para hacerle saber que ha compartido una carpeta con ella.
Sugerencia: Si desea compartir una subcarpeta, debe seguir el mismo proceso, pero también compartir las carpetas principales.
Propietario de una carpeta o buzón: Quitar privilegios de uso compartido
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Vaya a la carpeta que está compartiendo.
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Haga clic con el botón derecho en la carpeta y elija Uso compartido y permisos.
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Seleccione la persona con la que está compartiendo y, a continuación, seleccione Eliminar icono.
Invitado: Aceptar y ver una carpeta o un buzón compartidos con usted
Cuando alguien comparte una carpeta con usted, se envía un correo electrónico para informarle. Ahora puede agregarlo al panel de carpetas de Outlook en la Web, para que pueda acceder a él.
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En el panel de carpetas, haga clic con el botón derecho en Compartido conmigo.
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Seleccione Agregar carpeta compartida o buzón de correo.
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Escriba la dirección de correo electrónico o el nombre de la persona que ha compartido una carpeta con usted y haga clic en Agregar.
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El nombre de la persona aparecerá bajo el nodo Compartido conmigo. Expanda el nodo para ver todas las carpetas que la persona ha compartido con usted.
Invitado: Quitar la carpeta compartida o el buzón del panel de carpetas
Si decide que ya no desea ver el buzón o carpeta de la otra persona cada vez que abra Outlook en la Web, haga clic con el botón derecho en la carpeta y haga clic en Quitar carpeta compartida.
Opciones para compartir una carpeta
Al compartir una carpeta, puede establecer permisos que definan lo que puede hacer cada usuario que acceda a la carpeta. Al seleccionar una opción en la lista desplegable Nivel de permisos , se desencadena la selección de permisos de acceso Lectura, Escritura, Otros y Eliminar . La captura de pantalla de la derecha muestra el nivel de permisos que se seleccionan automáticamente al seleccionar un nivel de permisos del editor de publicación.
Sugerencia: Si quita una de esas casillas asociadas a un nivel de permisos, el nivel cambia a Personalizado.
En la tabla siguiente se detalla el tipo de permiso concedido en función del nivel de permisos que establezca.
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Nivel de permisos |
Actividades que puede realizar un usuario de uso compartido |
|---|---|
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Propietario |
Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos de la carpeta compartida. Como propietario, un usuario puede cambiar el nivel de permisos del resto de los usuarios para dicha carpeta. |
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Editor de publicación |
Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos, así como crear subcarpetas. |
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Editor |
Crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos. |
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Autor de publicación |
Crear y leer elementos, crear subcarpetas y modificar y eliminar los elementos que cree. |
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Autor |
Crear y leer elementos, y modificar y eliminar los elementos que cree. |
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Autor no editor |
Crear y leer elementos, y eliminar los elementos que cree. |
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Revisor |
Solo leer elementos. |
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Colaborador |
Solo crear elementos. |
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Ninguno |
No se puede realizar ninguna actividad. El usuario permanece en la lista de permisos, pero no tiene permisos y no puede abrir la carpeta. |
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Personalizado |
Realizar las actividades definidas por el propietario de la carpeta. |
