Nuevo Outlook ofrece una nueva y eficaz experiencia de correo electrónico que puede ayudar a los administradores ejecutivos y delegados a ser más productivos en su trabajo diario. En este artículo se describen algunas sugerencias nuevas de Outlook para el calendario y el correo que son útiles para los administradores ejecutivos.
Para empezar, le recomendamos que pruebe el nuevo Outlook.
Nota: Queremos saber cómo podemos mejorar la experiencia para los administradores ejecutivos y delegados. Puedes enviar tus comentarios aquí.
En este artículo, puede:
Compartir y acceder a un calendario con permisos de edición o delegado
Compartir la administración de categorías con un delegado
Agregar nuevos calendarios compartidos o delegados
Agregar y ver buzones y carpetas compartidos o delegados
Administrar y usar categorías de ejecutivos como delegados
Sugerencias para asistentes ejecutivos en el correo y el calendario
Compartir el acceso de administración de categorías con un delegado
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En el panel de navegación, seleccione Calendario .
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En la pestaña Inicio , seleccione Compartir calendario.
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En la página Uso compartido y permisos , escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona con la que quiere compartir el calendario y asigne acceso delegado. Aunque puede compartir el calendario con más de una persona, solo puede agregar una persona a la vez desde Outlook en la Web.
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Después de agregar a la persona que quiere que administre su calendario, seleccione la lista desplegable situada junto a su nombre y elija el nivel de acceso que desea que tenga.
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Seleccione Delegado para darle el mismo permiso que a un editor, sumado a la capacidad de recibir y responder solicitudes de reunión en su nombre.
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Para permitir que el delegado administre las categorías, seleccione la casilla de verificación Permitir que el delegado administre categorías.
Cuando haya acabado de agregar a la persona con quien desea compartir el calendario y decida qué permisos va a compartir con ella, seleccione Compartir. Si decide no compartir el calendario en este momento, seleccione Quitar.
La persona con la que ha compartido el calendario recibirá un mensaje de correo electrónico informándole de ello. Cuando esa persona seleccione el botón Aceptar de la invitación, el calendario se agregará a su lista de calendarios.
Para obtener más información, visite Compartir y acceder a un calendario con permisos de edición o delegado en Outlook.
Ver calendarios compartidos
Es posible que los calendarios compartidos o delegados no aparezcan de forma predeterminada en el nuevo Outlook. Para ver los calendarios compartidos, haga clic en Mostrar todo en la lista de calendarios y vea los calendarios compartidos en los calendarios de Personas. A continuación, seleccione el calendario que le interesa y, después, seleccione Vista en dos paneles en la cinta para ver varios calendarios en paralelo.
Agregar nuevos calendarios compartidos o delegados
Puede agregar un nuevo calendario compartido o delegado desde el correo electrónico que reciba para administrar la invitación o directamente desde el calendario.
Para agregar directamente desde el calendario, haga clic en Agregar calendario. A continuación, elija Agregar desde el directorio y seleccione el ejecutivo o miembro del equipo cuyo calendario desea agregar.
Nota: Puede agregar el calendario de cualquier miembro del equipo y ver sus detalles predeterminados de uso compartido del calendario (en la mayoría de las organizaciones, suele ser uso compartido de disponibilidad).
Agregar y ver buzones y carpetas compartidos o delegados
Para agregar buzones y carpetas compartidos o delegados, haga clic en los tres puntos situados junto a la carpeta Compartido conmigo en su cuenta y seleccione Agregar carpeta o buzón compartidos.
A continuación, seleccione la cuenta compartida o delegada que desea agregar. A continuación, puede ver el buzón de correo compartido o las carpetas en Compartido conmigo.
Administrar y usar categorías de ejecutivos como delegados
Si se le ha concedido permiso de administración de categorías, debe aceptar los permisos y reiniciar Outlook para administrar la lista de categorías de su ejecutivo en Configuración.
Ahora puede crear nuevas categorías en nombre del ejecutivo que le concedió el permiso. También puede aplicar estas categorías a los eventos Correo y Calendario del ejecutivo.
Ver y crear categorías para un ejecutivo:
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Vaya a Configuración de Outlook.
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Selecciona Cuentas > Categorías.
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Seleccione la cuenta del ejecutivo de la lista desplegable para ver sus categorías.
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Desde aquí puede Crear nuevas categorías.
Aplicar categorías a reuniones y eventos del Calendario:
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En Outlook, vaya a Calendario.
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Expanda la sección denominada calendarios de Personas y seleccione el calendario de su ejecutivo.
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Seleccione y mantenga presionado (o haga clic con el botón derecho) en una de sus reuniones o eventos y, a continuación, seleccione Categorizar
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Para agregar una categoría existente, selecciónela en la lista o elija Nueva categoría. Escriba un nombre para la nueva categoría y elija un color.
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Seleccione Guardar.
Notas:
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Solo puede crear categorías en nombre de otra persona en este momento. Aún no se admite la posibilidad de editar, marcar como favorito o eliminar categorías existentes en nombre de otra persona.
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Además, la nueva categoría puede tardar hasta 30 minutos en reflejarse en el calendario de la otra persona.
Estas son algunas sugerencias de calendario y sugerencias de correo para ayudar a los asistentes ejecutivos y delegados a navegar mejor por sus necesidades de administración del tiempo en el nuevo Outlook.
Buscar tiempo y solicitar un evento en persona
Al programar una reunión, haga clic en Buscar una hora para encontrar fácilmente intervalos de tiempo adecuados en los calendarios de los asistentes. Puede ver la disponibilidad manteniendo el mouse sobre el icono del asistente.
También puede solicitar asistencia en persona activando el botón de alternancia En persona . Aún puede agregar un vínculo a la reunión de Teams para los asistentes que es posible que no puedan unirse en persona.
Usar el Asistente para programación
Use la asistente de programación para encontrar fácilmente tiempo para las reuniones. En el nuevo Outlook, puede ver las zonas horarias de los asistentes y programar etiquetas en el Asistente para programación.Tenga en cuenta que las zonas horarias de los asistentes solo se muestran si al menos un asistente se encuentra en una zona horaria diferente.
Usar el Asistente para programación para programar reuniones
Reuniones en línea automáticas
En el nuevo Outlook, todas las reuniones están en línea de forma predeterminada. El botón de alternancia de la reunión de Teams se activa al agregar asistentes a una reunión. A diferencia de la versión clásica de Outlook, el vínculo y los detalles de la reunión de Teams se agregan después de enviar la invitación. A continuación, puede ver la invitación a la reunión para ver y copiar los detalles de la reunión de Teams.Estamos trabajando para actualizar este comportamiento y crear previamente vínculos de reunión para que pueda ver que la experiencia coincide con la clásica de Outlook en el futuro.
Nota: Puede actualizar la configuración de todas las reuniones en línea desde Configuración> Calendario > Eventos e invitaciones, y habilitar o deshabilitar Agregar reunión en línea a todas las reuniones.
Si usa proveedores de reuniones en líneade terceros como Zoom o Cisco WebEx, también los verá como opciones de proveedor de reuniones en esta configuración, siempre que tenga su complemento web instalado.
Ocultar la lista de asistentes
Ahora puede optar por ocultar la lista de asistentes para que no sean visibles para los usuarios que reciben la invitación a la reunión. Al crear una nueva reunión, seleccione Opciones de respuesta y haga clic en Ocultar lista de asistentes
Los asistentes pueden agregar salas
En el nuevo Outlook, los asistentes pueden agregar salas reenviando la invitación a la reunión a las salas correspondientes. La sala de reuniones será visible para todos los asistentes.
Editar eventos de una serie
El nuevo Outlook para Windows ofrece las siguientes opciones para editar una serie de reuniones:
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Este evento: Novedades solo la instancia seleccionada de la serie de reuniones.
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Este evento y todos los siguientes: Novedades la instancia seleccionada y todas las repeticiones futuras de la serie, dejando las instancias pasadas sin cambiar. (Esta opción no está disponible en la versión clásica de Outlook para Windows).
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Todos los eventos de la serie: Novedades cada instancia de la serie de reuniones.
Duplicar una reunión
Haz clic con el botón derecho en un evento de la superficie del calendario y selecciona Duplicar evento para duplicarlo.
Agregar varias zonas horarias en el calendario
Administre fácilmente reuniones en distintas zonas horarias en el nuevo Outlook. El nuevo Outlook le permite agregar hasta 20 zonas horarias en el calendario, mientras que la versión clásica de Outlook permite agregar solo 3 zonas horarias.
Usar categorías de ejecutivos en el calendario
Seleccione y mantenga presionado (o haga clic con el botón derecho) en un evento en la vista de calendario y seleccione Categorizar para aplicar las categorías de un ejecutivo. Tenemos previsto permitir que los administradores ejecutivos editen, marquen como favoritos y eliminen categorías de ejecutivos en el futuro.
Recibir notificaciones de calendario compartido
En el nuevo Outlook, los usuarios pueden optar por recibir notificaciones sobre cambios en los eventos del calendario compartido. Esta capacidad se amplía tanto al director ejecutivo como a los delegados.
Puede seleccionar los calendarios en los que desea participar para recibir notificaciones en Configuración> Calendario > Calendarios compartidos> actualizaciones de Calendario.
Recibir notificaciones de un calendario compartido en Outlook
No enviar seguimiento de RSVP de respuesta
En la versión clásica de Outlook, si el usuario elige No enviar respuesta mientras RSVPing, el organizador no podrá realizar un seguimiento de ese RSVP individual.
Sin embargo, en el nuevo Outlook, si el usuario desactiva Email organizador mientras RSVPing, aunque no habrá un correo electrónico de respuesta visible enviado al organizador, el organizador podrá seguir ese RSVP siempre que el organizador y el asistente de RSVPing estén en el mismo espacio empresarial (u organización) de M365.Tenemos previsto admitir el seguimiento de RSVP en diferentes inquilinos en el futuro.
Conservar las reuniones rechazadas en el calendario y las reuniones de RSVP en la bandeja de entrada
Conserve las reuniones rechazadas en el calendario para que pueda seguir consientendola y actualizar RSVP más adelante si es necesario. Para habilitar esta opción, seleccione Configuración > Calendario > Eventos e invitaciones y haga clic en la casilla Guardar eventos rechazados .
Las reuniones a las que se les haya enviado RSVP también se pueden conservar en la bandeja de entrada para que pueda encontrarlas fácilmente más adelante. Esto puede hacerse desde Configuración > Calendario > Eventos e invitaciones > Invitaciones de otras personas y seleccionando Eliminar invitaciones de la bandeja de entrada después de responder.Esta configuración tendrá que estar habilitada en el buzón del ejecutivo para que se respeten en el calendario delegado y en la carpeta de bandeja de entrada, respectivamente.
Seguir una reunión a la que no puede asistir
La nueva opción RSVP le permite informar al organizador de que no puede asistir pero quiere mantenerse informado. Seguirá teniendo acceso al chat de la reunión y a cualquier grabación y notas de la reunión si están disponibles. la suya es una forma excelente de mantenerse informado sobre las discusiones a las que usted o sus ejecutivos no pueden unirse.
RSVP en persona o de forma virtual
Cuando quiera saber cuántas personas asistirán a un evento en persona o de forma virtual, cree un evento en persona activando el botón de alternancia En persona situado junto al campo de ubicación. Aunque está marcando el evento como "en persona", también puede agregar una reunión de Teams para aquellos que no puedan entrar en la oficina y sigan queriendo participar.
Los destinatarios verán ahora las opciones de RSVP para Sí, en persona, Sí, virtualmente y Sí sin información de asistencia.
Enviar actualización a los asistentes agregados o eliminados
Ahora puede enviar actualizaciones de reuniones solo a los asistentes agregados o eliminados en lugar de a todos los usuarios de la lista de destinatarios.
Arrastrar y colocar correos electrónicos y datos adjuntos
El nuevo Outlook permite arrastrar y soltar correo y datos adjuntos en el formulario de reunión para mantener sus flujos de trabajo eficientes.
Copiar y exportar asistentes a la reunión
El nuevo Outlook ahora presenta las características de administración mejoradas de asistentes, entre las que se incluyen:
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Copiar: copiar y pegar fácilmente la información de los asistentes directamente desde la interfaz
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Ordenar: ordene alfabéticamente la lista de asistentes por nombre para mostrar (próximamente)
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Búsqueda: encuentre rápidamente a los asistentes con solo unas pocas pulsaciones de teclas (próximamente)
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Descargar: Exportar detalles de seguimiento de asistentes a un archivo .csv para su uso externo (próximamente)
Filtros de correo y reglas para administradores ejecutivos
En el nuevo Outlook, los administradores ejecutivos pueden usar el filtro tiene invitaciones de calendario por correo electrónico para encontrar fácilmente invitaciones a reuniones.
También puede configurar un Email recibido para otras reglas para la cuenta de su ejecutivo y moverla automáticamente a una carpeta independiente y clasificarla como desee.
Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas en Outlook
Arrastrar y colocar correos electrónicos para crear tareas
Manténgase al tanto de todo arrastrando correos electrónicos a Mi día para convertirlos en tareas.
Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas en Outlook
Anclar correos electrónicos para acceso rápido
Ahora puede anclar un correo electrónico para que aparezca en la parte superior de la bandeja de entrada, lo que le ahorrará tiempo de tener que volver atrás y buscarlo. Mantenga el mouse o haga clic con el botón derecho en el correo electrónico y seleccione Anclar para anclarlo.
Programar cuándo enviar correo electrónico
En el mundo laboral híbrido de hoy, su día podría ser la noche de otra persona, por lo que no desea enviar un correo electrónico a alguien en mitad de la noche. Con el nuevo Outlook, es fácil enviar un correo electrónico cuando lo desee. Solo tiene que seleccionar la flecha desplegable situada junto a Enviar y elegir Programar envío.
Retrasar o programar el envío de mensajes de correo electrónico en Outlook
Posponer correo electrónico
Con la característica posponer, puede programar una hora para que el correo electrónico se vuelva a entregar en la bandeja de entrada, apareciendo en el momento que desee, para que pueda manejarlo cuando sea el momento adecuado para usted. Solo tiene que hacer clic con el botón derecho en cualquier mensaje y elegir Posponer o seleccionar Posponer en la cinta de opciones. A continuación, elige la hora a la que quieres que se entregue.
Deshacer tiempo de envío
El nuevo Outlook ofrece la opción de deshacer el envío. Después de enviar un correo, puede ver la opción deshacer durante un máximo de 10 segundos. Puede ir a Configuración > correo > Compose y Responder > Deshacer envío, para administrar esta configuración.
Configurar Fuera de la oficina
Puede configurar respuestas automáticas para cuando esté fuera de la oficina. También puede bloquear el calendario y rechazar automáticamente nuevas reuniones de esta experiencia. Para configurar las respuestas automáticas, vaya a Configuración > Cuentas > Respuestas automáticas.
Usar combinación de correspondencia
Nuevo Outlook es compatible con la funcionalidad básica Combinar correspondencia. En un correo nuevo, seleccione el menú desplegable Enviar y seleccione Iniciar combinación de correspondencia. Cada destinatario recibirá su propia copia del correo electrónico sin que aparezcan otros destinatarios.
La combinación de correspondencia avanzada estará disponible próximamente y permitirá campos variables en el correo electrónico que se pueden rellenar con valores definidos en la lista. Siga este elemento de la hoja de ruta para obtener más detalles.
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